ניהול חשבונות לא מסתכם רק בהפקה וניהול של קבלות וחשבוניות. תוכנה טובה לניהול חשבונות צריכה להיות מחוברת ומסונכרנת עם מלאי המוצרים השונים והמחירים שלהם, ועוד.
כיום, אחד הדברים החשובים במכירות, הוא ידיעת או הכרת ערך הלקוח: כמה "שווה" לקוח זה או אחר לחברה? כמה הכנסות הוא מייצר, ומאילו סוגי מוצרים.
ניתוחים אלה ואחרים אפשריים אם וכאשר יש בחברה מערכת טובה לניהול חשבונות מבוססת ענן, שמתממשקת למערכת המכירות והמלאי, כמו ה- SAP Business One. זה יכול להיות משרד הנהלת חשבונות, שישתמש במערכת או משרד בכל מקום אחר, לצורך העניין.
SAP Business One – מערכת מבוססת ענן
מערכות ניהול מכירות או מערכות אחרות מבוססות ענן, מאפשרות שימוש בהן מכל מקום בארץ ומכל מקום בעולם. למעשה מדובר בשרות שאליו ניגשים מנקודה מרוחקת, בלי שיש התקנה מקומית של תוכנה במשרדי החברה או על גבי המחשבים שלה.
ניקח לדוגמא חברה שממוקמת בראשון לציון, לצורך העניין. המנכ"ל שלה יכול להיות במשרד שלו או בנסיעת עסקים בחו"ל וזה לא משנה: כל עוד השרות שלו מנוהל על גבי ענן, הוא יכול לקבל מידע אמיתי ועדכני, בזמן אמיתי, על הנעשה בחברה שלו.
SAP Business One תומכת לא רק במנהלים, אלא גם באנשי המכירות. היא מאפשרת לתמוך בלידים שמגיעים לחברה, לנהל אותם ולבקר אותם, כך שכל הזדמנות למכירה תמוצה בצורה הטובה ביותר.
ניתן לנהל באמצעותה טריטוריות מכירה ולהקצות לידים על פי מיקום, התמחות וצרכים. לאחר הטיפול הראשוני במתעניין, היא מאפשרת לנהל הצעות מחיר, הזמנות וחוזים.
דבר נוסף שחשוב הוא, שהתוכנה מאפשרת לסנכרן פרטי לקוח על גבי מספר פלטפורמות, כגון אאוטלוק וג'ימייל ובצורה כזו היא הופכת למעשה בלתי תלויה בממשק של המשתמש בה: היא תתאים את עצמה למה שהוא רגיל להשתמש בו, ותעשה זאת בצורה הטובה והחלקה ביותר.
מדוע חשוב הסינכרון עם הנהלת החשבונות?
החלפת המידע מאפשרת לסנכרן בין המערכות המדוברות – במקרה שלנו ניהול המכירות והנהלת החשבונות.
כאשר קיים סנכרון כזה, מנהל המכירות יכול לדעת כמה "שווה" הלקוח שלפניו, מה סדר גודל ההזמנות שהוא מבצע מול העלות שלו. הוא יכול לדעת מה גובה ההנחות שהוא מקבל ומעל לכל גם מה מוסר התשלומים שלו.
מידע כזה מאפשר לא רק להשקיע בלקוחות הנכונים את הזמן והמאמץ הראויים אלא גם להימנע מהפתעות שונות; בסוף הרבעון, כאשר הסוכן או איש המכירות נבחנים על עמידה ביעדים, וכאשר יש לבחון את שיעור הגביה, לבצע גיול חובות וכו'.
חשוב מאוד שמערכת לניהול מכירות או הנהלת החשבונות תדע לקבל מידע ולהוציא אותו בצורה נוחה וטובה, שמאפשרת שיתוף. בנושא זה תתקלו בוודאי במושג ה- API – ממשק שמאפשר החלפת מידע, כאשר רצוי לבחור בתוכנת הנה"ח שיש לה API משוכלל ופתוח, ככל האפשר.
דילוג לתוכן